Carta de cobranza

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5 Ejemplos para Carta de cobranza

Solicitar un pago es una de las tareas más difíciles de los empresarios y también particulares. Si hemos prestado un servicio o vendido un producto, de seguro te has topado con el problema de elaborar un mensaje con este fin. Hoy te ayudamos a hacer un modelo de carta de cobro de deuda con ejemplos.

Nos apoyamos en los siguientes formatos con el objetivo de enseñarte la manera de elaborar una carta gestión de cobro. Al fijarte bien notarás algunos elementos repetidos en cada uno, son los más importantes y gracias a ellos tendrá validez este documento. Sigue algunos ejemplos de las situaciones más comunes dónde se usa dicho formato.

Ejemplo 1 Carta de cobranza por una venta

[Fecha del envío]

[Correo electrónico y teléfono de contacto]

[Tu lugar de residencia o dirección de la empresa]

[Nombre del deudor o empresa deudora]

Reciba usted ante nada un cordial saludo. Le dedicó estas líneas para recordarle de la cuenta vencida que mantiene a día de hoy con la empresa. Según nuestros registros, la fecha de depósito de su adquisición ha caducado 5 días atrás y, por lo tanto, le instamos a realizar el abono.

Los detalles de la operación son los siguientes: número de factura [XXXXXX] por una compra realizada el día [Fecha de la compra], bajo el concepto de [Nombre del producto]. El primero artículo es modelo [XXXXX] mientras el segundo es [XXXXXX]. Además, el monto total de los bienes más el servicio de entrega en casa asciende a [cifra de la deuda].

Nos vemos en la penosa obligación de hacerle la petición de su pronto pago, esto apoyándonos en la fecha ya caducada expresada en el contrato. En suma, de tener alguna pregunta con referencia a la presente notificación, responderemos sus dudas llamándonos o comunicándose por el correo electrónico.

Igualmente, nos ponemos en su lugar en caso de ya haber solucionado el inconveniente de su factura antes de leer la presente, De ser así ignore el aviso y le rogamos, nos disculpe.

Sin otro particular, se despide, [Tu nombre, nombre de la empresa o la gerencia].

[Firma].

Ejemplo 2 Carta de cobranza de un servicio

[Fecha del envío]

[Tu lugar de residencia o dirección de la empresa]

[Correo electrónico y teléfono de contacto]

[Nombre del deudor o empresa deudora]

Tenga un excelente día. La presente carta sirva de recordatorio a cerca de su factura vencida con relación a la compañía. Usted debió realizar el pago antes de su fecha límite, la cual es [Fecha de caducidad del contrato], por esa razón le pedimos amablemente ponerse al día.

Para ser más claros, su número de factura es [XXXXXX] correspondiente al servicio de [beneficio brindado]. El mismo tiene un costo de [cantidad a pagar] de renta mensual.

Por consiguiente, repetimos el llamado a hacer el depósito si busca continuar disfrutando del servicio. Recuerde que gracias a eso nuestra empresa puede mantener los más altos estándares en el mercado.

También ponemos a su disposición los canales de comunicación si presenta alguna duda referida a este aviso, su fecha de cobro o el monto. Por último, le pedimos en caso de ejecutar el pago antes de leer la carta, ignore el contenido de la misma y disculpe las molestias ocasionadas.

Se despide, [tu nombre, de la compañía o la gerencia].

[Firma].

Ejemplo 3 Carta de cobranza por dinero prestado

[Fecha del envío]

[Tu lugar de residencia]

[Correo electrónico y teléfono de contacto]

[Nombre del deudor]

Reciba usted principalmente un amigable saludo. Las presentes líneas tienen el cometido de recordarle el acuerdo establecido entre ambos por el dinero prestado de mi parte. El cual, según la fecha acordada en el contrato, se debió pagar el [Fecha límite] y en vista de no obtener el dinero, le hago esta petición formal.

Para dar un poco más de contexto, recordemos que el [Fecha del acuerdo] le presté a su persona la cantidad de [dinero a pagar] bajo algunos términos. El primero de ellos ya lo mencioné antes, cancelar a más tardar el [Fecha límite] la totalidad, incluyendo los intereses. Estos últimos se corresponden al 7 por ciento mensual desde el siguiente mes después de la firma.

Cómo estará al tanto, aún no he recibido el monto y por ello me veo en la posición de solicitar amablemente la devolución en los próximos días. Le recuerdo mi disposición de entablar una conversación con respecto a su cancelación si presenta alguna duda o tiene un inconveniente para efectuar el proceso.

También le pido mil disculpas por adelantado si en el tiempo de la entrega de la presente usted hace efectivo el pago. En ese caso olvide el contenido de la carta y disculpe las molestias.

Me despido sin otro particular, [tu nombre].

[Firma].

Ejemplo 4 Carta de cobranza de una venta a pago diferido

[Fecha del envío]

[Fecha del envío]

[Tu lugar de residencia o dirección de la empresa]

[Correo electrónico y teléfono de contacto]

[Nombre del deudor o empresa deudora]

Reciba un cordial saludo de parte de la gerencia de [nombre de tu empresa]. El día de hoy le contactamos a fin de recordarle el compromiso de pago que usted en la actualidad lleva con la compañía. Esto motivado por el retraso en su abono, el cual debió hacerse a más tardar el [fecha límite].

En los registros de la compañía figura la factura número [XXXXXXXX] a su nombre por la compra de [Descripción del artículo]. El mismo tiene las siguientes características: [marca del producto] y [modelo]. Con un precio de descuento de [monto a pagar] por el concepto de cobro diferido a 6 meses.

En vista del vencimiento del plazo le hacemos la petición de saldar su deuda en la presente semana. Todo ello con el fin de continuar ofreciéndole las mejores ofertas a plazos del mercado. Sumado a esto, le responderemos cualquier duda surgida de la notificación o con referencia a su pago, a través del teléfono y el correo.

Por último, en caso de haber ejecutado el depósito antes de leer el presente mensaje, nos disculpamos y le pedimos amablemente, lo ignore.

Sin otro argumento, se despide la gerencia de [nombre de la empresa].

[Firma].

Ejemplo 5 Carta de cobranza de una venta a plazos

[Fecha del envío]

[Tu lugar de residencia o dirección de la empresa]

[Correo electrónico y teléfono de contacto]

[Nombre del deudor o empresa deudora]

Saludos. Le escribimos por este medio con el objetivo de tratar el problema del pago de su deuda con la compañía. Esto debido al contrato firmado con nosotros dónde se acordó hacer un abono mensual los días [Fecha de pago].

Usted realizó una compra el día [fecha de la adquisición] de un [nombre del producto] con las siguientes especificaciones: [marca] y [modelo]. Para el mismo acordamos un depósito fraccionado de un monto mensual del [cantidad a abonar]. De los cuales hemos recibido las primeras partes sin ningún inconveniente.

Sin embargo, el presente mes ha excedido la ventana de cobro y por consiguiente le solicitamos de manera escrita hacer su correspondiente depósito. Igualmente, le dejamos los canales de comunicación si necesita discutir o preguntar algo con relación a su deuda.

En suma, le pedimos disculpas si para el momento de la lectura usted ya ha cancelado su factura. De ser así, le pedimos olvidar el asunto.

Nos despedimos sin más que añadir, [nombre de la empresa].

[Firma].

Qué es una carta de cobranza

Una carta cobro cliente es una forma de comunicarse con el público para tratar los temas de deuda. Es uno de los medios de contacto más usados desde hace décadas gracias a su formato personalizable y sobre todo discreto. Con ellas, es más fácil tratar tan complicado asunto de una forma amable.

Su cometido es doble, siendo el primero informar lo más detalladamente cuál es el inconveniente. Por ello, se incluye una serie de elementos, a fin de especificar la cantidad de dinero a pagarnos y la razón de esa deuda.

Por otra parte, la carta recordatorio pago factura se encarga de pedirle de forma amigable al lector el abono de su deuda. En suma, una bien escrita también le permite al cliente conocer las formas de comunicarse contigo en caso de una eventualidad o para realizar preguntas acerca del mismo tema.

Son usadas sobre todo por las empresas, principalmente aquellas dónde los servicios o cuotas se cubren mes a mes. Debido a ese sistema de pago, son quienes están más propensos a olvidar o tener problemas en su cancelación. Sin embargo, cualquier persona o compañía puede usarlas.

Se recomiendan cómo una forma de arreglar inconvenientes de dinero y emitir una solicitud de cobro a terceros en cualquier situación. Desde una venta a plazo diferido, hasta una transacción de préstamo entre personas allegadas. La estructura sigue siendo la misma, solo debes modificarla con los detalles de tu caso.

Estructura de una carta de cobranza

Cómo dijimos anteriormente, el formato de carta de pago lleva algunos elementos de importancia para cumplir con su objetivo. Estos deben estar presentes si queremos ser claros al explicar el motivo del cobro y poner de manifiesto nuestro derecho de reclamar. Te dejamos una descripción de cada uno con ejemplos:

Encabezado

El primer apartado es el de la cabecera del texto y debe contener la fecha de su escritura. Con ese elemento estás dando fe de la fecha del primer cobro, de ser necesario enviar otro reclamo, porque existen ciertas regulaciones en el número de notificaciones enviadas mensualmente.

Lo segundo a ingresar es la dirección física de tu residencia si elaboras el folio cómo una persona particular en lugar de una empresa. Gracias a esa dirección, tu interlocutor sabrás a dónde dirigir la repuesta por el mismo medio. De igual manera sucede con las empresas, solo que el uso de la dirección es más una forma de validar la autenticidad de su procedencia.

La razón de ello es la inclusión de otras vías de contacto. A pesar de ser el correo convencional la vía más usada a la hora de cobrar, muchas organizaciones incluyen otros medios con el fin de acelerar el proceso. Para ello, ingresamos una tercera línea con esos datos. Con esa información tendríamos un encabezado similar al siguiente:

22 de julio

Calle Altamira, Caracas, Venezuela.

Atencion@cliemte +58 274 758 5888

Identificación del cliente

Después del encabezado dejamos una línea en medio antes de proseguir con el nombre completo del receptor. En los documentos y cartas acostumbramos emplear sus dos nombres juntos a sus apellidos, pero eso dependerá de la cantidad de información en los registros.

Incluso, de tener a disposición los datos de la identificación, también se recomienda sumarlos. Te sugerimos hacerlo a modo de subtitulo, con negritas o un tamaño de letra mayor. Este es un ejemplo de identificación: “Gabriel Antonio Colmenares López DNI 554682854J”.

Introducción

Por tratarse de un documento de estilo formal, nos vemos en la necesidad de incluir unas líneas de adelanto sobre el tema a tratar. Es más que simple organización, teniendo en cuenta a tu cliente cómo un interlocutor, estás serían las primeras palabras a dedicarle. En consecuencia, comenzamos con una forma de saludo educado:

  • Espero se encuentre bien.
  • Reciba usted un cordial saludo.
  • Nuestros más sinceros saludos.

Luego le explicamos el porqué de la carta, es decir, que actualmente tiene una deuda con nosotros. Seguido de ello, le mencionamos la razón de ese pago atrasado: se ha vencido la factura, no ha llegado el depósito, no se cumplió con el monto o existe un recargo. Te presentamos un ejemplo de todo ello junto:

Un saludo cordial. El día de hoy nos estamos comunicando con usted con el objetivo de tratar el tema de una deuda que mantiene con la empresa. Esto por el retraso en su pago mensual, el cual debió realizarse el pasado martes.

Detalles de la deuda

Continuamos con un párrafo de información dedicada a esclarecer en primer lugar el motivo del cargo. Por lo tanto, diremos si viene de la adquisición de un producto, especificado su nombre, marca y el modelo del mismo. En cambio, si es un servicio prestado, escribimos los beneficios brindados por nosotros.

También es indispensable decir cuando lo adquirió o comenzó a disfrutar del servicio con su respectiva fecha. Después de ello procedemos a enunciar los elementos más importantes en este punto: el número de factura y el monto a cancelar. Con el primero de ellos nos respaldamos de solicitar algo justo, pues de antemano quedó establecido un compromiso.

Por su parte, el monto completa los ítems básicos de cualquier carta de cobro amistosa. No obstante, si queremos motivar el abono, una buena opción es cerrar el apartado con la fecha acordada para cancelar a modo de recordatorio.

Guíate por el siguiente ejemplo al realizar este párrafo:

Según la información de la compañía, a usted le corresponde la factura número 6468986. La misma se generó al comprar una cocina en nuestras instalaciones. Esta tiene las siguientes características: Marca LG, Modelo InHome y color gris. Por un precio de 300 dólares a pagarse por completo el día 12 de marzo del 2022.

Petición y métodos de contacto

Una vez descrito en su totalidad el asunto, pasamos a elaborar formalmente la solicitud. Tratar de usar un lenguaje cordial, evita ser grosero y muestra tu preocupación sobre el pago. Además, añade una frase corta diciendo cuan valioso es el aporte de los clientes en las operaciones de tu empresa.

Esos factores te ayudarán a generar empatía y por consiguiente a tener una respuesta más pronta. Después de eso, recuérdale tu disposición de hablar con él si presenta alguna duda sobre el pago o tiene un inconveniente al realizarlo. Para esto hacemos mención de los canales mostrados en el membrete.

Luego de agrupar la información te dará un párrafo similar a este:

Por consiguiente, le pedimos con toda amabilidad ponerse al día con la cancelación de su deuda en la siguiente semana. Con su aporte podremos seguir creciendo y ofreciendo las mejores ofertas en electrodomésticos originales. En suma, te recordamos que nuestros canales de comunicación están abiertos a cualquier pregunta o duda relativa a su deuda.

Conclusión

Las últimas líneas en la mayoría de las cartas están destinadas a elaborar la despedida. Sin embargo, por tratarse de un cobro, lo mejor será incluir unas frases a modo de disclaimer. Este no es más que una disculpa por anticipado si el cliente paga antes de leer el texto. Con ello nos evitamos vernos cómo un cobrador demasiado insistente.

Ahora sí, luego de las disculpas, escribimos otro saludo formal de despedida continuado con nuestro nombre, el de la empresa o su gerencia. Para finalizar, cerramos el texto con la firma personal. Te mostramos un ejemplo de la conclusión:

En caso de realizar el abono antes de darle lectura a la carta, le mostramos sinceras disculpas por el malentendido y le pedimos, ignore su contenido.

Sin otro particular, se despide, la gerencia de Muebles siglo XXI.

[Firma].

Cómo escribir una carta de cobranza

La mejor forma cómo redactar una carta para clientes morosos es seguir una estructura similar a la anterior con el fin de esbozar el contenido a incluir. Una vez tengas organizadas las ideas en la mente, solo escribe siguiendo el orden del siguiente tutorial de X pasos para hacer una carta de cobro:

  • Identifica el folio con la fecha, tu dirección personal o la de tu empresa. Seguido de ello señala los canales de atención al cliente o de contacto: estos son el correo y número telefónico.
  • Incluye el nombre completo de tu cliente deudor con los datos de la identificación si los tienes a mano.
  • Empieza contando en la introducción de qué va el asunto, es decir, que existe una deuda a tu favor por la compra o la renta de un servicio. También deja claro cuando debía ser pagado.
  • En el centro del correo explica con más detalles los beneficios aportados, una descripción del producto o los servicios brindados. Recuerda incluir la marca, el modelo y características relevantes. También añade el monto a abonar y el número de la factura.
  • Concluye con un párrafo de disculpas anticipadas en caso de haber cancelado ya y dale una calurosa despedida a tu interlocutor antes de terminar con la firma.

Recomendaciones para escribir una carta de cobranza

Al haber tocado los temas estructurales, te damos ahora un par de tips sobre el estilo a utilizar en ellas. Por tratarse de un documento de cobro, lo adecuado es hacer uso del registro formal. Este es un tipo de lenguaje serio, dónde se dejan de lado los saludos cariñosos, las muestras de afecto y la manera de dirigirse es respetuosa.

Esta forma de escribir es uno de los mejores aliados de las empresas a la hora de pedir dinero a terceros porque dota al escrito de profesionalismo. Con ello, mantenemos una imagen positiva de nosotros aún en las situaciones más delicadas.

También te recomendamos leer una vez terminado el texto para determinar fallas en el argumento y detectar posibles errores ortográficos. Si tiene problemas con el último punto, apóyate en algún corrector de textos cómo Word.

Antes de finalizar es importante aclarar el tema del largo en las notificaciones. En ellas, mientras menos escribas es mejor el mensaje, llegará de forma precisa y, sobre todo, no confundirá al receptor. Trata solo de tocar los elementos claves mostrados en el instructivo para lograr una comunicación corta.

Preguntas frecuentes

Tenemos el objetivo de servirte de guía a la hora de realizar tus cartas y por consiguiente hemos elaborado una lista con las dudas más comunes sobre del tema. Esperamos te sirvan de complemento junto a la información de la guía en tus propios escritos:

¿Cuándo es tiempo de enviar una carta de cobranza?

Existen diferentes métodos de solicitud según cada compañía y dependiendo de la flexibilidad que pueda permitirse en los retrasos. Algunos utilizan los recordatorios incluso antes de la fecha de vencimiento cómo un incentivo. En ese caso la carta tiene un formato diferente porque no es un cobro en toda la regla.
Ya a partir de la fecha límite estamos en la posibilidad legal de emitir el primer llamado a pagar. Sin embargo, debido a las restricciones, muchos prefieren dar unos días de espera antes de malgastar la oportunidad del envío. En todo caso, evita pasar más de una semana luego de la fecha pautada si esperas que se respete en el futuro.

¿Cuántas cartas puedo enviarle a un cliente moroso?

En la actualidad existen leyes en casi cualquier país con el objetivo de minimizar las notificaciones de deudas. Estas rigen las llamadas, los mensajes de texto, correos electrónicos y por supuesto también las cartas. Dentro de la normativa se restringe su uso al horario diurno mientras no interfiera con las actividades laborales del individuo.
Por tratarse de una carta, no debemos preocuparnos por el tiempo de entrega ya que eso es cuestión de la compañía de correos. En cambio, lo que nos afecta es el máximo de dos avisos dentro en un mes. Investiga un poco si en tu localidad existen las regulaciones antes de sobrepasar ese límite.
De igual manera, lo recomendable es esperar unos 15 días después de la primera nota antes de hacer el segundo envío. Con ello, evitamos vernos demasiado insistentes y le damos suficiente tiempo al receptor de realizar el depósito.

¿Cómo cobrarle a un cliente amablemente?

Para muchos, la imagen de la compañía es lo principal a mantener y por ello tienen miedo de causar un disgusto entre su cartera de clientes al pedir el dinero. La mejor forma de hacerlo sin tener consecuencias negativas es utilizando un lenguaje amigable al entablar la conversación con él.
Muéstrale en todos los apartados del texto su debido respeto y de esa forma comprenderá la situación sin cambiar la estima por ti o tu compañía. En suma, hazle saber de tu derecho al reclamo, recuérdale el contrato firmado y demuéstrale cómo tú cumpliste a cabalidad.
Otra estrategia es hacerlo sentir parte de tu equipo de colaboradores. Esto se logra apelando a la empatía y poniendo sobre él la responsabilidad de mantener el servicio o comercio funcionando gracias a su cuota.
De igual forma, no está de más recordarlo, evita emplear lenguaje obsceno. En algunos casos los deudores pasan por alto los primeros avisos, mantén la calma y si necesitas alternativas de solución, utiliza las vías legales. Pero, ante todo, no seas grosero por ningún medio, haz lo contrario, se cortes y educado para tener mejores resultados.

Con esto concluimos el instructivo con ejemplos para carta de cobranza. Sigue al pie de la letra cada uno de elementos a incluir o simplemente elige alguna de las plantillas y descárgalas antes de modificarlas. Si te gustó esta guía no dejes de visitar el blog dónde tenemos más modelos de cartas listos para otras ocasiones.

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