Cartas de Oficio
¿Quieres comunicar un mensaje formal en la zona de trabajo? Entonces debes de saber que, dentro de este ámbito, se utilizan las cartas de oficio. Dichos documentos son bastante útiles tanto para empresas privadas como públicas para dejar constancia o informar un suceso.
Muchos jefes suelen usarlas para realizar comunicados entre los altos mandos y los empleados. Los escritos de oficio son redactados con un lenguaje formal y, en la mayoría de los casos, poseen un número seriado.
Si quieres aprender a hacer una, entonces los siguientes ejemplos descargables de cartas de oficio PDF y Word te serán muy útiles.
Ejemplos de cartas de oficio
Ahora que ya sabes de qué se trata este tipo de carta, te mostramos algunos ejemplos que te resultarán bastante lucrativos. Recuerda que todos se pueden descargar en Word o PDF, pero también tienes la opción de copiarlos y pegarlos para editarlos como quieras.
Ejemplo 1: Carta de oficio para una renuncia
[Tu nombre]
[Tu dirección y número de calle]
[Ciudad, estado, código postal]
[Nombre de la empresa]
[Número y nombre de la calle de la empresa]
[Ciudad, estado, código postal]
[Fecha actual]
[Nombre del destinatario]
[Puesto del destinatario]
Estimado [Nombre del destinatario],
Le escribo para informarle de mi renuncia a [Nombre de la empresa] como [Puesto de trabajo hasta el momento], a partir de __ semanas a partir de la fecha actual.
Agradezco todo el apoyo, aliento y motivación que he recibido durante mi tiempo en esta posición. He decidido buscar un puesto en el que pueda aplicar más mis habilidades de liderazgo y formación de equipos. Durante las próximas __ semanas, continuaré dedicando mi tiempo a terminar el resto de mis proyectos y brindaré la capacitación necesaria para facilitar el proceso de transición.
Gracias nuevamente por el apoyo que me ha brindado y gracias por tomarse el tiempo para leer esto. Si desea programar una reunión para analizar esto más a fondo, me complacería hablar cuando esté libre.
[Firma de cierre],
[Tu nombre]
[Firma]
Ejemplo 2: Carta de oficio para solicitar pago
[Nombre de empresa]
[Nombre y número de la calle]
[Código Postal y Ciudad]
[Estado y País]
[Fecha]
[Nombre de empresa]
[Nombre y Apellido del destinario]
[Nombre y número de la calle]
[Código Postal y Ciudad]
[Estado País]
Esta carta sirve como un aviso formal para usted que está en incumplimiento de su obligación de pagar la suma facturada de [Ingrese el monto adeudado] como se indica en la factura No. [000000] emitida el [Día/Mes/Año] con respecto a [Ingrese servicio/trabajo proporcionado].
Esta cantidad ha estado vencida desde [Día/Mes/Año] y la empresa no ha pagado la misma a pesar de nuestras repetidas solicitudes de pago.
A menos que el pago del monto indicado anteriormente se realice dentro de los siete (7) días posteriores a la fecha de esta carta, no tendremos otra alternativa que ejercer la protección de nuestros derechos previstos en la ley para hacer cumplir dicho pago, incluidos, entre otros, instituciones o procedimientos judiciales contra su empresa para recuperar la cantidad anterior, junto con los intereses devengados y los gastos legales.
Amablemente gobernarse a sí mismo en consecuencia.
Saludos,
[Firma]
[Nombre y Apellido del remitente, seguido de un sello oficial]
Ejemplo 3: Carta de oficio de una empresa a un empleado
[Nombre de la empresa]
[Calle y código postal]
[Dirección de la empresa]
[Fecha]
[Nombre y apellido del destinario]
[Calle y código postal del destinario]
[Estado y país]
[Número de identificación]
Estimada Sr./Sra. [Apellido del destinario]:
En nombre del [Nombre de la empresa], nos gustaría agradecerle su asistencia en el [Proyecto o trabajo destacado que hizo el empleado] para el personal administrativo. La información ha sido revisada por el comité asesor y todos están de acuerdo de que la calidad del trabajo es superior. Esperamos tenerlo/la presente en [Labor o trabajo para el futuro]
Gracias de nuevo por un trabajo bien hecho. Esperamos trabajar con usted nuevamente en un futuro cercano.
Sinceramente,
[Firma del remitente]
Ejemplo 4: Ejemplo 4: Carta de oficio para visa de negocios
[Nombre de la empresa]
[Calle y código postal]
[Dirección de la empresa]
[Fecha]
Querido Señor/Señora,
[Nombre de la empresa] se complace en presentar: [Nombre del empleado] quién viaja a su país el [Fecha de viaje] con el propósito exacto de [Razón o propósito del viaje]
Durante su visita a [País de viaje], [Nombre del empleado] se reunirá con representantes de [Nombre de la empresa destinaria].
[Nombre del empleado] no realizará ningún trabajo técnico ni será remunerado (Pagado por los servicios prestados) de fuentes brasileñas.
[Nombre de la empresa actual del empleado], por la presente garantiza los gastos financieros del solicitante mientras [Nombre del empleado] está visitando su país y transporte de regreso a [Nombre del país originario] Apreciamos el tema de la visa sin demora.
Sinceramente,
[Nombre de la empresa]
Ejemplo 5: Carta de oficio para designación para un puesto
[Fecha/Mes/Año]
[Nombre y apellido del empleado]
[Dirección]
[Ciudad], [Estado] [Código postal]
Estimado Sr./Sra. [Nombre del empleado],
Nos complace ofrecerle, la posición de [Nombre del cargo] en [Nombre de la empresa] de acuerdo a los siguientes términos y condiciones:
- Comienzo del empleo
Su empleo será efectivo a partir del [Fecha de inicio: Mes y año]
- Trabajo
Su trabajo será [Cargo y labor del empleado], y le reportará al Sr./Sra. [Nombre y apellido del supervisor]
- Salario
Su salario y otros beneficios serán los establecidos en el [Número de anexo].
- Lugar de destino
Se le publicará en [Ciudad, Estado]. Sin embargo, es posible que deba trabajar en cualquier lugar de negocios que la Compañía tiene, o puede adquirir posteriormente.
- Horas de Trabajo
Los días laborables normales son del [Día de inicio] al [Día de finalización]. Se le pedirá que trabaje durante las horas que sean necesarias para el pago adecuado de sus impuestos al [Nombre de la empresa]. El horario normal de trabajo es de [Hora de inicio] a [Hora de finalización] y se espera que trabaje no menos de [Número de horas] horas cada semana, y si es necesario, horas adicionales dependiendo de sus responsabilidades.
- Licencia/Vacaciones
- Tiene derecho a una licencia ocasional de [Número de días de licencia ocasional] días.
- Tiene derecho a licencia por enfermedad días laborables de licencia por enfermedad remunerada.
- La Compañía notificará una lista de feriados declarados al comienzo de cada año.
- Naturaleza de los derechos
Desempeñará lo mejor que pueda todas las funciones inherentes a su puesto y las funciones adicionales que la empresa le solicite que realice, de vez en cuando. Sus cargos específicos se establecen en el [Nombre del anexo] del presente.
- Propiedad de la empresa
Siempre mantendrá en buenas condiciones las propiedades de la compañía, que puede ser confiado a usted para uso oficial durante el curso de su empleo y deberá devolver todos esos bienes a la Compañía antes de renunciar a su cargo, en su defecto, la compañía le recuperará el costo de la misma.
- Préstamos
No pedirá prestado ni aceptará ningún dinero, regalo, recompensa o compensación por sus ganancias personales o, de otra manera, tendrá que colocarse bajo obligación pecuniaria a cualquier persona/cliente con quien puede estar teniendo tratos oficiales.
- Terminación
- Su nombramiento puede ser finalizado por la compañía, sin ningún motivo, brindándole no menos de __ meses de anticipación por escrito o salario, en lugar del mismo. Para los efectos de esta cláusula, se entenderá por salario el salario base.
- Usted puede terminar su empleo con la compañía, sin ninguna causa, dando, no menos de [Aviso de empleado] meses de aviso previo.
- La Compañía se reserva el derecho de terminar su empleo sumariamente, sin ningún período de notificación o terminación del pago, si tiene motivos razonables para creer que es culpable de mala conducta o negligencia, o ha cometido cualquier incumplimiento fundamental del contrato o causado cualquier pérdida a la Compañía.
- A la terminación de su empleo por cualquier motivo, devolverá a la Compañía todos los bienes; documentos y papel, tanto originales como copias de los mismos, incluyendo cualquier muestra, literatura, contratos, registros, listas, dibujos, planos, cartas, notas, datos y similares; e información confidencial, en su posesión o bajo su control en relación con su empleo o con los asuntos comerciales de los clientes.
15. Aceptación de nuestra oferta
Por favor confirme su aceptación de este Contrato de Trabajo firmando y devolviendo la copia duplicada.
Le damos la bienvenida y esperamos recibir su aceptación y trabajar con usted.
Tuyo sinceramente,
[Nombre del Supervisor]
[Designación de supervisor]
[Fecha]
¿Qué es una carta de oficio?
Se trata de una carta formal de tipo comunicativa entre una empresa y un individuo, o entre varios individuos y empresas, como contratistas, clientes y otras partes externas.
Este tipo de cartas no son como las personales, ya que utilizan un tono más formal, un estilo de escritura diferente y se centran en la concisión y la concreción. También, es por esa razón, que suelen llamarse cartas comerciales formales.
Sin embargo, el tono de este documento puede variar mucho, según el tipo que se esté llevando a cabo. Generalmente, se escribe para los esfuerzos de ventas, la resolución de problemas y consideraciones, y la construcción de relaciones.
Además, según el tipo de destinario, su tono puede variar de informativo, persuasivo, motivador o promocional.
Normalmente, tienen un objetivo y un propósito claro, debido a que se encuentran dirigidos a grupos o individuos en específico. Se utiliza muy seguido en la vida diaria, por lo que, los formatos de carta de oficio se han vuelto esencial para las empresas en particular.
Estructura de una carta de oficio
Hoy en día, existen diferentes estilos de cartas de oficio, pero, de acuerdo a la mayoría de los expertos, estos documentos deben poseer ciertas partes importantes. Los ejemplos que te dimos te resultarán útiles, sin embargo, a continuación, te diremos todos los puntos que tienes que tomar en cuenta:
Membrete
Lo primero que tienes que hacer cuando escribas una carta de oficio, es la incluir dirección del remitente en la parte superior. Después de todo, no querrás que el destinario tenga que buscarla en todas partes al momento de escribir una respuesta.
Del mismo modo, si lo deseas, se puede incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico para que te contacte.
Fecha y dirección del remitente
Al inicio, debe ser inmediatamente evidente cuando se escribió la carta, por lo que se tiene que colocar la fecha. De esa manera, el destinatario puede recordar más fácilmente cuándo y por qué se escribió la carta, especialmente si giraba en torno a un evento o situación comercial en particular.
Al igual que la dirección del remitente, ahora toca colocar todos los datos de localización del destinario, no importa si se trata de una persona o una empresa.
Saludo o introducción
Normalmente, se evita utilizar: “A quien corresponda”, debido a que es una forma segura de que tu carta termine en una papelería, a diferencia de otras.
En este tipo en particular de documento, es importante tener un nombre en la dirección y el saludo del destinario. Incluso si tienes que llamar a la empresa directamente o buscarlo en internet, es un elemento crucial, por lo que no se puede olvidar averiguar a quien debe ir la carta.
Cuerpo
Es en este apartado en donde se expondrán las razones de la carta. Por lo general, es aconsejable mantener un lenguaje formal y llegar directamente al punto, sin darle muchas vueltas.
Como con cualquier comunicación, se tienen que aclarar todos los puntos de manera clara y concisa, para reflejar mejor la imagen del escritor.
Conclusión y firma
Una vez el mensaje finalice y se haya transmitido todo lo que se quería, se tiene que realizar un párrafo de cierre. En este, se agradecerá al lector y el tiempo que ha invertido en la lectura.
Asimismo, se tiene que colocar la firma, para darle un toque más personal a la carta, que demuestre exactamente de quien es. También servirá de prueba para demostrar quién eres y que apruebas el contenido del documento.
Por otro lado, se tiene que explicar que hay recintos o documentos adicionales adjuntos, en caso de que el destinario los extravié.
¿Cómo escribir una carta de oficio?
No importa cuántos avances tecnológicos salgan a la luz, la necesidad de una carta de oficio no se puede erradicar. Dichos documentos destacan un mensaje formal de una parte a otra, como, por ejemplo, de empleado a jefe.
Por lo tanto, es importante saber cómo hacer un escrito de oficio y todo lo que tiene que cumplir; a continuación, te diremos:
- Lo primero es escribir la información crucial acerca de la empresa. En otras palabras, el nombre, la información de contacto, la dirección, el código postal y más.
- El siguiente paso es colocar la fecha en la que se entrega el documento.
- Luego, se deben incluir todos los datos del destinario.
- Escoge un saludo apropiado que venga acompañado con “Señor” o “Señora” y el apellido del destinario.
- Escribe el texto principal y el cuerpo del mensaje claramente, usando pronombres, un tono apropiado, voz activa y un enfoque cortes.
- Cuando finalices, tienes que cerrar con una conclusión adecuada y firmar la carta.
- Después de eso, también se debe incluir anexos, en caso de ser necesario.
- Por último, luego de la revisión, se tiene que enviar a la dirección correspondiente.
Te recordamos evitar, en la medida posible, cualquier error ortográfico que complique la lectura del documento. Por esa razón, si quieres ahorrar tiempo, puedes emplear cualquiera de las plantillas gratuitas que te dejamos.
Recomendaciones para escribir una carta de oficio
Crear una carta de oficio concisa y clara puede ayudar a explicar tu intención y propósito de una manera que tu audiencia pueda entender fácilmente. Sigue los puntos a continuación para aprender a como redactar un oficio administrativo perfecto:
Configura la fuente y los márgenes
Antes de comenzar a escribir, tienes que asegurarte de que tu carta no solo sea fácil de comprender, sino que también, sea posible de leer. Para mantener un documento limpio y profesional, es importante establecer los márgenes en una pulgada por cada lado.
En lo que respecta al uso de las fuentes, mejor mantente en algo simple, como Verdana, Calibri, Ariel o Times New Roman. Las mismas deben de tener un tamaño de 12, lo que le brindará a la carta un aspecto limpio.
Crea un buen encabezado
Cuando hayas terminado de configurar las fuentes, puedes comenzar a escribir la dirección de tu carta. Lo primero será colocar tu nombre en la esquina superior de la izquierda, donde se incluirá el nombre, la dirección y la fecha actual
Realiza correcciones
Lo primero que todo redactor debe tener en cuenta antes de escribir una carta de oficio, es ser correcto en su comunicación. Para hacer eso posible, tiene que tener en cuenta los siguientes puntos:
- Elegir la forma correcta o el nivel de idioma.
- Incluir cifras, palabras y hechos precisos.
- Incorporar una mecánica de escritura aceptable.
- Debe usar un tono similar y evitar cambiar de primera a segunda persona e incluso tercera. Toda carta debe sonar como si estuviera sincronizada.
- Cambiar la estructura de las oraciones para evitar que sean iguales.
- No olvides respetar los elementos ortográficos: puntuación, gramática, ortografía y largo de párrafos adecuados.
Mantén la concisión
La gente de negocios está realmente muy ocupada y simplemente no quiere lidiar con la molestia de leer detalles innecesarios o mensajes extensos. Además, una persona no se considera un buen escritor si no escribe oraciones concisas, específicas y significativas.
Por lo tanto, no pierdas el tiempo en redactar mensajes tan largos. La concisión asegura la comprensibilidad de todo, por lo que, se deben seguir las reglas a continuación:
- Mantener lejos de los clichés.
- Evita expresiones verbales innecesarias y repetitivas.
- Organiza el mensaje de manera lógica y eficiente.
Escribe párrafos claros
La claridad tiene que ver con que el mensaje de oficio sea muy claro, correcto, conciso, concreto y considerado. Por lo que se deben usar palabras cortas y conversacionales.
Además, se tienen que dividir todos y cada uno de los párrafos de manera organizada, teniendo en cuenta la estructura de la oración. También, elegir y colocar la puntuación adecuada para que la escritura sea más clara.
Sigue la integridad del texto
El mensaje escrito, ya sea en un correo electrónico o en una carta comercial, tiene que traer los resultados deseados.
Incluyendo cada detalle, como los deseos del lector, uno debe poder comprender las actitudes, los antecedentes, los puntos de vista y las emociones para conocer el alcance de la información.
Todas estas son las pautas específicas que se deben tomar en consideración para garantizar la integridad del mensaje:
- La carta tiene que ser capaz de responder a todas las preguntas de la forma en que se formulan.
- Debe proporcionar información adicional, en caso de ser necesario.
Sé cortes
Uno de los puntos más importantes que se debe mantener, es ser cortes durante las cartas de oficio. En la escritura comercial o empresarial, la educación es lo más crucial y ventajoso.
Cuando se escribe de manera cortes, es más probable que mejore su relación y se fortalezca, creando nuevos socios en los negocios. Aparte, es el mejor método para generar una buena voluntad; si deseas que tus cartas suenen así, no olvides lo siguiente:
- Tienes que ser muy discreto, agradecido y reflexivo.
- Debe evitar expresiones que causen angustia, problemas y menosprecio entre las partes.
- Es necesario responder a todos los correos con prontitud.
- También debe disculparse con franqueza, en caso de un error. No seas egoísta.
Preguntas frecuentes
En este extenso tema, es normal que surjan muchas preguntas y dudas, que pueden complicar la creación de una carta de oficio. Por esa razón, a continuación, responderemos todas las incógnitas que se podrían generar.
¿Por qué es tan importante una carta de oficio?
En la actualidad, existe una gran necesidad de cartas de oficio para facilitar el trabajo de las empresas. Por esa razón, puedes conseguir una gran cantidad de ejemplos en internet que te ayudarán mucho.
Si aún tienes dudas acerca del impacto que proporciona este documento, a continuación, te diremos porque son tan importantes y que funciones cumplen:
Actúa como representante: Una carta de oficio transmite un mensaje y se lo comunica a la otra parte; por lo tanto, se podría decir que funciona como un representante de la empresa.
Temas relacionados con los negocios: Dado que una carta de oficio transmite inquietudes y asuntos comerciales, solo proporciona información que está conectada y vinculada con el negocio.
Evidencia valiosa: Este documento ayuda a escribir cosas para una transacción o notificación específica, sirviendo como un propósito legal y prueba importante para varias actividades comerciales.
Referencia a transacciones futuras: Junto con la evidencia, un formato de carta de oficio también es un material de referencia para futuras transacciones entre individuos y organizaciones o empresas.
Sostiene la buena voluntad: Cuando un acuerdo entre dos partes es por escrito, ya que, indiferentemente si es por un formato presencial o electrónico, hay muchas menos posibilidades de disputas entre ellos. Por lo tanto, esto sustenta una comunicación fluida y una amistad fructífera.
Motiva a las personas: Un formato de carta de oficio alienta y motiva a todos en la empresa a desempeñarse mejor.
Expande el negocio: En algunos casos, pueden servir para informar sobre los servicios y productos que se actualizan a los clientes.
¿Cómo escribir la carta de oficio por correo electrónico?
Con los avances que se han hecho en la tecnología, hoy en día las cartas de oficio tienen la opción de enviarse por medio de correo electrónico. Este es el método más moderno y solo toma unos cuantos segundos en enviarse, a diferencia de los servicios postales.
Gracias a esa solución, se ahorra tiempo y dinero, haciendo la vida de las empresas más sencillas y simples. A continuación, te daremos una pequeña guía para escribir una por medio de una plataforma de correo electrónico:
Al momento de escribirlo, el encabezado del asunto debe ser breve y preciso.
Si es formal, se tienen que utilizar saludos.
El primer párrafo es para presentarte ante el destinario (solo en algunos casos).
Durante el segundo párrafo, se expone las razones del mensaje. En el último, se usan frases de cierre como: “Atentamente” o “Cordialmente”.
Es crucial que el correo no tenga ningún error.
¿Se tienen que incluir recintos en las cartas de oficio?
Las cartas de oficio suelen ser de presentación, es decir, que se envían para acompañar a otro documento, como un currículum. Si se va a añadir algo en el sobre que no sea la carta en sí, es buena idea incluirlo con las palabras “Adjunto”.
De esta manera, el destinario podrá saber que debe buscar una o dos páginas más, y se reduce el riesgo de que su carta se separe de cualquier otra cosa que haya enviado.
¿Qué no debe llevar una carta de oficio?
Existen ciertos elementos que se ven bien en otras cartas, sin embargo, en las de oficio, no se tienen que incluir; las cuales son, las siguientes a continuación:
No uses el saludo "A quien corresponda". Es anticuado e impersonal.
No utilices un lenguaje demasiado familiar o coloquial. Evite las contracciones y emplea oraciones completas.
No cambies el tamaño de fuente para ajustar la apariencia de su carta.
No uses papel de color o material de oficina con adornos o diseños adicionales, excepto su membrete, si tiene tal cosa.
Recuerda que las cartas de oficio se encuentran destinadas a un ambiente mucho más serio y profesional, por lo que debes tener en consideración todos estos puntos. Los ejemplos que te proporcionamos te serán muy útiles para llevar a cabo este trabajo de manera sencilla y rápida.